Prever o futuro não é um dom ou um talento inato como se imagina. Em uma pesquisa* realizada nos EUA, descobriu-se que as pessoas que mais acertaram as previsões sobre política e economia não eram os comentaristas especializados e profissionais do meio, mas sim, pessoas pragmáticas, curiosas e capazes de pensar em mais de um lado do mesmo problema.

E o que isso tem a ver com hotelaria e revenue management (RM) (gerenciamento de receita)? Tudo!

Prever a ocupação do hotel e, consequentemente, a receita esperada para um período é fundamental para a saúde financeira do negócio e o profissional de revenue management pode realizar essa previsão por meio de uma ferramenta de gestão chamada forecast.

Trabalhando com as informações atualizadas, senso crítico e capacidade de interpretação de dados, a utilização do forecast na hotelaria pode ser um divisor de águas para o negócio.

# Como funciona o forecast?

Conhecido também como “previsão futura de demanda”, o forecast se baseia em informações históricas sobre o padrão de comportamento da demanda, para prever a taxa de ocupação do hotel em determinado período.

Ou seja, com base na ocupação dos quartos no passado, é possível prever a ocupação e, consequentemente a receita, no futuro. Mas aqui vale uma ressalva bem importante: como os dados são baseados em uma média histórica e probabilidade estatística, a previsão não alcança 100% de acerto. No entanto, se feita com disciplina e constância, os erros tendem a ser bem baixos, tornando essa ferramenta uma forte aliada para o gerenciamento de receita.

A previsão futura de demanda (forecast) de room nights/diária média por dia no hotel pode ser conhecida considerando: Reservas On The Books (OTB) + Pick Up previsto = Previsão de demanda

# 4 Tipos de forecast

Ao conhecer (da forma mais aproximada possível) a taxa de ocupação do hotel no futuro, diversas áreas internas podem ser impactadas positivamente. Então, as previsões costumam ser realizadas com 4 focos específicos:

1.PREVISÃO DE DEMANDA

Prever a demanda por segmento é a principal atribuição do forecast na hotelaria. O foco dela está no curto e médio prazos, pois permite estabelecer planos de ação para ampliar a receita e até evitar possíveis prejuízos (sejam financeiros ou de imagem). Deste modelo derivam os próximos.

2. PREVISÃO ESTRATÉGICA

Aqui o objetivo é fazer uma previsão de médio e longo prazos, permitindo uma visão de futuro do negócio. Para o profissional de Revenue Management, por exemplo, esse forecast é fundamental na definição de uma política tarifária flutuante que acompanha oferta e a demanda do mercado. Já o time de marketing utiliza essa previsão para desenhar as campanhas de comunicação, entre outras ações.

3. PREVISÃO FINANCEIRA

Um modelo de forecast pensado para o departamento financeiro contribui para o desenvolvimento de um orçamento (budget) mais assertivo, auxilia na tomada de decisão sobre novos investimentos, permite uma melhor negociação com bancos, entre outros benefícios.

4. PREVISÃO OPERACIONAL

O time operacional também acompanha a previsão de demanda para se organizar. Em um hotel lazer, por exemplo, não podem faltar recreadores e opções de entretenimento em caso de alta ocupação. Já em um hotel business, as salas de reunião devem estar prontas e os equipamentos com a manutenção em dia.

# Informações que devem constar no forecast hoteleiro

O ideal é fazer a previsão de demanda futura separada por segmentos, já que cada segmento costuma ter um comportamento diferente. No seu forecast deve constar:

• Datas diferenciadas (quando há um evento grande na cidade, véspera de feriado, etc)
• Room nights (OTB e Pick Up previsto)
• Diária média (OTB e relativa ao Pick Up Previsto)
• Receita de Hospedagem OTB e Pick Up previsto

FIQUE ATENTO: quando se olha somente as informações de OTB (reservas on the books), não é possível ter uma ideia real do que vai acontecer, porque só se consegue avaliar parte do negócio. Por isso, o forecast é essencial, pois é uma visão do real potencial de negócio para os períodos futuros.

# Formas práticas de fazer o forecast

Existem duas formas para realizar a previsão de demanda futura na hotelaria.

1. MANUAL

Por meio de uma planilha em Excel já é possível fazer o forecast e conquistar bons níveis de acerto na previsão de demanda.

A planilha abaixo é um modelo que você pode aplicar no seu hotel agora mesmo:

Fonte: webinar – Mark Up Consultoria

Nesse modelo, o calendário para acompanhamento pode se apresentar da seguinte forma:

1. AUTOMATIZADA

Outra forma de trabalhar com o forecast no seu hotel é contratando um software especializado em RMS (Revenue Management System).

Estima-se que apenas 10% dos hotéis no mundo utilizam um sistema automatizado de RM, por isso, a recomendação é que você não espere ter acesso a essa tecnologia para começar seu forecast.

Comece agora, com as ferramentas que você tem e colha os resultados! Quanto mais demorar para alimentar sua base histórica de dados, mais longe você estará de conseguir prever a taxa de ocupação do hotel com assertividade. 

# Periodicidade de atualização

No modelo manual, em que você alimenta a planilha com os dados, a atualização deve acontecer, pelo menos, uma vez por semana. Não deixe passar mais tempo do que isso sob pena de trabalhar com informações defasadas, que costumam aumentar a margem de erro.

Se o seu hotel já conta com um sistema automatizado, a atualização acontece uma vez ao dia, dependendo do sistema escolhido.

Sobre o tempo de forecast a ser visualizado, é recomendado que hotéis business enxerguem 3 meses a frente, enquanto que os hotéis lazer tenham um panorama de 1 ano a frente, já que as reservas são feitas com maior antecedência.

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No próximo post vamos seguir detalhando o tema, com os principais métodos para o profissional de RM fazer o forecast na hotelaria, as contas que precisam ser feitas para reduzir a taxa de erros, dicas práticas e muito mais. Acompanhe!

*Quer saber mais sobre a pesquisa americana do livro “Super Previsões: a arte e a ciência de antecipar o futuro”, de Philip Tetlock e Dan Gardner? Assista o vídeo do canal Nerdologia clicando aqui.